Algemene voorwaarden 1 mei-loop (“Preshoekbosloop”)

1. Inschrijvingen

Deelnemers die willen meedoen aan de Preshoekbosloop, moeten inschrijven. Inschrijven houdt in dat de deelnemers deze algemene voorwaarden aanvaarden.

Het aantal mogelijke deelnemers is beperkt.

Voor minderjarige deelnemers moeten de ouders de inschrijving verzorgen en dus goedkeuren. We raden aan, gelet op de afstanden, dat kinderen onder de 12 jaar deze afstanden niet lopen.

Deelnemers kunnen voorinschrijven voor de Preshoekbosloop van 1 februari 2025 tot en met 25 april 2025 om 12 uur ‘s middags. Voorinschrijving kan via het (voor)inschrijvingsformulier dat is gepubliceerd op de website van ABMarke (https://www.preshoekbos-run.be/ De (voor)inschrijving is maar afgerond als de betaling van het inschrijvingsgeld is ontvangen door ABMarke. De (voor)inschrijving kan niet gewijzigd worden.

Als er nog plaatsen over zijn, wat zal worden gecommuniceerd op de website van ABMarke (https://www.preshoekbos-run.be/, kunnen er ook op de dag zelf nog een beperkt aantal ter plaatse inschrijvingen gebeuren. Die inschrijvingen zullen in voorkomend geval gebeuren aan of nabij de start van het parcours van de Preshoekbosloop.

1. Organisatie loop

De Preshoekbosloop wordt georganiseerd door ABMarke vzw. Verdere informatie over ABMarke vzw (zoals maatschappelijk zetel, KBO-nummer, etc.) is beschikbaar op haar website https://www.preshoekbos-run.be/

De Preshoekbosloop is een set van 4 uitgestippelde en in het veld aangeduide natuurlopen van respectievelijk 8, 14 en 22  en 30 km. De deelnemers kunnen deelnemen aan een van deze parcours op 1 mei 2025.

Het gaat om een natuurloop, waardoor we er - misschien ten overvloede - moeten op wijzen dat het parcours (jammer genoeg) niet geschikt is voor rolstoelen, kinderwagens, en dergelijke.

Er zijn geen seingevers langs het parcours. De deelnemers moet dus zelf de verkeersregels en hun gezond verstand gebruiken. Het Rode Kruis zal in principe gedurende de Pershoekbosloop aanwezig zijn op het Olympiadeplein voor eventuele medische bijstand. 

De start (vanaf 9:15) en finish zijn voorzien aan het Olympiadeplein te Marke. In het “clubhuis” op het sportplein bij het Olympiadeplein te Marke zijn in principe kleedkamers voorzien voor de deelnemers. Zij zijn niet bewaakt. Deelnemers kunnen er dus hun spullen niet achterlaten.

 

2. Gezondheidsverklaring deelnemer

Wie zich inschrijft voor en deelneemt aan de Preshoekbosloop verklaart in goede gezondheid te verkeren en, bij zijn of haar weten, geen voorzienbare problemen te zullen hebben om de gekozen afstand op een gezonde, verantwoorde en veilige manier af te leggen.

Zeker voor de langere afstanden raadt de organisatie aan dat de deelnemers zich medisch laten onderzoeken.

3. Prijs en betaling

Het inschrijvingsgeld om deel te nemen aan de Preshoekbosloop bedraagt 12 EUR voor de deelnemers die het parcours van 8kmen de 14 km lopen en 16 EUR voor de deelnemers die een van de twee andere parcours lopen. 22 en 30 km

Enkel voor wie voorinschrijft is er de mogelijkheid om een  T-shirt te kopen voor de prijs van10€.
 Wie de dag zelf, ter plaatse inschrijft kan geen aanspraak maken op een T-shirt

De (voor)inschrijving is maar afgerond als de betaling van het inschrijvingsgeld is ontvangen door ABMarke.

Wie niet komt opdagen op 1 mei, krijgt het betaalde inschrijvingsgeld niet terug. Als er een gewettigde reden is waarom een deelnemer niet kon komen (bijv. medisch voorval tussen de inschrijving en 1 mei), dan kan de deelnemer dat melden en kan de organisatie overwegen, zonder daartoe verplicht te zijn, het inschrijvingsgeld terug te storten op de reken van waar het betaald werd, eventueel onder aftrek van een redelijke administratiekost.

4. Verantwoordelijkheid

De deelnemers nemen deel aan de Preshoekbosloop onder eigen verantwoordelijkheid.

De verantwoordelijkheden van de organisatie zijn in deze algemene voorwaarden beschreven en gaan niet verder dan dat. Bovendien zijn de verbintenissen van de organisatie, tenzij expliciet anders bepaald, middelenverbintenissen.

De organisatie is niet verantwoordelijk voor eventuele overmacht, zoals (nieuwe) maatregelen van de overheid om besmettingen met een (corona)virus te vermijden, maatregelen van de overheid in het kader van een oorlog (mocht het zo erg worden), onmogelijkheid om de Preshoekbosloop de laten doorgaan door (gevaarlijke) weersomstandigheden (zoals een aangekondigde storm of gevolgen van een storm kort voordien), etc.

5. Verzekering

De deelnemers zijn verzekerd door een groeps(event)verzekering bij Sporta. De verzekering is in tweede orde, dus na eerst een eventueel eigen verzekering aan te hebben gesproken (bijv. de eigen sport-verzekering van de club van de deelnemer).

6. Gebruik van (persoons)gegevens

De gegevens van de inschrijvers / deelnemers worden verwerkt door ABMarke vzw met het oog op de organisatie van de Preshoekbosloop. Dit houdt onder andere in

• de verwerking van de (voor)inschrijvingen en het bijhouden of het maximum aantal deelnemers niet bereikt is
• de verwerking van de betalingen van het inschrijvingsgeld, voor het evenement en in het kader van de boekhouding van de vzw
• informeren van de ingeschrevenen van eventuele (belangrijke) wijzigingen voor de Preshoekbosloop

 

De gegevens zullen in principe enkel worden geconsulteerd of gebruikt door (vrijwilliger-)medewerkers van ABMarke. Een mogelijke uitzondering zou zijn als de politie de gegevens opvraagt in het kader van een politieonderzoek (desgevallend mits een mandaat van het openbaar ministerie). De gegevens worden niet doorgegeven aan de sponsors van de club of van het evenement. De gegevens wordt uiteraard ook (technisch) gedeeld met de verwerkers die optreden ten behoeve van ABMarke, zoals het bedrijf dat de website host. Let wel, voor de betaling worden betalingsdienstaanbieders (zoals banken of uitgevers van betaalkaarten) gebruikt, die zelf verantwoordelijk zijn voor de betaling en de daarbij horende verwerking van (persoons)gegevens.

De gegevens zullen maximaal 13 maand na de Preshoekbosloop (dus tot 1 juni 2026) worden bijgehouden.

De wet kent de personen over wie de gegevens gaan (de “data subjecten”) een aantal rechten toe (zie art. 12-23 AVG/GDPR), zoals het recht op toegang, het recht op rectificatie, recht om bezwaar te maken tegen sommige verwerkingen, … 

Voor vragen over het gebruik van persoonsgegevens door ABMarke en/of de uitoefening van rechten als data subject, kan ABMarke gecontacteerd worden op info@abmarke.be. Mocht de repliek op een uitoefening van rechten niet aanvaardbaar overkomen, dan kan het data subject zich altijd richten tot de Belgische toezichthouder voor gegevensbescherming (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

 

7. Betaling.

Voor het afhandelen van de betalingen via onze website maken wij gebruik van het platform van Mollie. Mollie verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer. Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

 Alle persoonlijke informatie over onze leden wordt beheerd door Sporta.
 Sporta-federatie vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).